Como Usar o E-mail da Forma Correta?

Netiqueta se refere ao conjunto de regras que regem o comportamento correto na Internet a fim de respeitar os outros e ganhar respeito ao mesmo tempo. Ela serve como diretrizes para a civilidade e a conduta adequada de modo que todos os usuários possam agir de forma semelhante ao comunicar assuntos diferentes;

Redigir e Enviar Mensagem

Indique o título da mensagem de modo claro e objetivo no campo “assunto”. Isto é crítico para os destinatários. Se o assunto da mensagem está explícito, fica mais fácil para as pessoas que recebem o conteúdo olhar entre os e-mails recebidos e perceber quais os “mais” e os “menos” importantes. Você pode fazer uma distinção entre um assunto geral, normalmente colocado entre colchetes (como o nome de um projeto) e o breve resumo da mensagem, por exemplo: [Project X] Reunião em 13 de dezembro! Apenas envie o e-mail às pessoas que estão envolvidas na mensagem – É imprudente e irritante para os destinatários ler e-mails estranhos. Eles perdem um tempo precioso tentando acontecer o que está acontecendo. Além do mais, essa prática amarra os recursos de rede e atrapalha os avanços da network.

Cuidados com os Campos do E-mail

“Para”: Campo designado ao destinatário principal. Pessoa para quem a mensagem é dirigida.
“Cc:” Campo que mantém os informados sobre a comunicação que acontece via e-mail.
“Cco”: Campo designado aos destinatários a quem os outros receptores não conseguem ver. Recomenda-se o uso deste recurso para que a pessoa que receba a informação tenha a ideia de exclusividade, o agrega valor à mensagem.

Cuidados com os Campos do E-mail

Cuidados com Conteúdo do E-mail

Seja breve ao dar amplo contexto da mensagem. Para ser lido e entendido é preferível usar frases curtas e precisas. Se a mensagem está longa procure dividir em vários parágrafos para facilitar a leitura. Um texto preciso, bem estruturado, ajuda a evitar interpretações mal-entendidas. Uma mensagem pode ser rápida e transmitida de modo fácil aos outros utilizadores. Use uma linguagem apropriada e evite humor deslocado, sarcasmo e insultos. Para obter o benefício dos destinatários em ambientes profissionais é útil começar a mensagem com uma das seguintes frases: “Para sua informação” ou “Para a sua aprovação”. Evite o uso de letras maiúsculas, elas são difíceis de ler! Além do mais, pode representar a expressão de emoções fortes (como alegria ou raiva), que o destinatário da sua mensagem pode não ter, provocando assim o choque de sentimentos. Para enfatizar um termo coloque o mesmo entre aspas, assim como indicam as normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). Antes de enviar uma mensagem tenha tempo para reler. Tentar corrigir erros de digitação ou de linguagem com a máxima atenção. O estilo da mensagem reflete a imagem do remetente. Certifique-se de identificar as informações de contato no final da mensagem. Considere deixar a assinatura no fundo dos e-mails sem ocupar espaço em excesso (quatro ou cinco linhas, no máximo). Especifique a ocupação e organização a que pertence.

Dicas: Anexo de Documentos no E-mail

Os documentos devem ser anexados à mensagem. Leve em consideração os destinatários. A pessoa que recebe arquivo anexado pode não ter o software para fazer leitura. Certifique-se de que o arquivo é salvo em formato que o software mais atual possa ser lido. Além disso, esteja ciente do tamanho no anexo. Quanto maior o arquivo mais tempo para enviar e receber a mensagem. Não se pode ignorar o fato de que os coquetéis podem fazer com que o servidor bloqueie as mensagens de modo automático. Tenha em mente de que encher a caixa de entrada do destinatário pode impedir outras mensagens recebidas por ele. Use compressão / descompressão de utilitários para reduzir o tamanho dos arquivos. Antes de enviar uma mensagem com anexo verifique a presença do mesmo na mensagem.

Dicas: Receber Mensagens

Quando uma mensagem for lida, decida arquivar de modo imediato. E-mail pode ser gerido como o correio tradicional. Para encontrar o conteúdo com facilidade crie hábito de colocar as mensagens recebidas em pastas definidas por assunto. Desta forma será mais fácil encontrar uma mensagem ou conversa antiga conversa! Alguns clientes de e-mail permitem atribuir cor à mensagem. Pode ser útil definir um código de cores a identificar certas categorias de mensagens. Exceto quando necessário, não imprima e-mails! Quando a mensagem está arquivada de modo adequado pode ser encontrada com facilidade. Deixar de imprimir evita o desperdício de papel e ajuda a preservar o meio ambiente.

Uso de Emoticons

Símbolos incluídos em mensagens para indicar o estado de espírito da pessoa que escreve (bem humorado, sarcástico, irônico, entre outras). A utilização é reservada para assuntos não profissionais.

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O Que é E-mail? Qual o Significado de Correio Eletrônico?

O correio eletrônico (também conhecido como e-mail) é um dos serviços mais utilizados na Internet. Ele permite que as pessoas enviem mensagens para um ou mais destinatários. Método inventado por Ray Tomlinson, em 1972.

O Que é E-mail? Qual o Significado de Correio Eletrônico?

Por Que Usar o E-mail? Quais os Motivos do Uso de Correio Eletrônico?

O princípio de funcionamento por trás de e-mail é simples em termos relativos. Por esse motivo virou o serviço mais utilizado na Internet. Tal como acontece com um serviço postal tradicional, para a mensagem chegar ao destinatário é necessário apenas saber o endereço. As duas grandes vantagens sobre “correio de papel” são: Velocidade com que o e-mail é enviado (instantâneo) e o menor custo (incluído gastos de uma ligação à Internet). Além disso, pode ser usado a enviar uma mensagem instantânea para várias pessoas ao mesmo tempo. Endereços de E-mail: Remetentes e destinatários são duas cordas separadas pelo caractere “@” (“arroba”). Um endereço de e-mail pode ter até 255 caracteres e pode incluir os seguintes caracteres:

Letras Minúsculas de A ao Z;
Números;
Caracteres Especiais.

Risco do Spam

O termo “Spam” é usado para descrever o envio em massa de e-mails (geralmente propagandas) para destinatários que não solicitaram a eles e cujos endereços foram encontrados na internet. As pessoas que enviam publicidade em massa de e-mails são chamadas de “spammers”.

Artigo Escrito por Renato Duarte Plantier