Desde que se deu início a era da tecnologia da informação, os dados são tão essenciais para as empresas e a acessibilidade dessas informações ou dados é mais importante ainda. Neste ambiente de mercado, cada vez mais competitivo, os serviços de conversão de documentos servem a um objetivo muito importante: o de converter dados em um formato de alta disponibilidade e de fácil acessibilidade.
A conversão de documentos envolve os documentos em papel, os relatórios em papel digitalizados e imagens digitalizadas para o formato eletrônico, a conversão de livros, a conversão entre XML e XHTML; conversão entre Excel e texto do Word; conversão em PDF, do formato TIFF de imagem para arquivos JPEG. Não precisa ser nenhum especialista para perceber que há muitos benefícios para a conversão de documentos.
Converter um Documento
Menos Espaço no Escritório
Um banco pode ter montanhas de documentos em papel, das declarações de clientes de cartão de crédito, formas de aplicação do capital de seus clientes, os empréstimos arrolados, o registro dos produtos comprados pelos clientes e também os seus registros de negócios. Estes documentos inevitavelmente precisam ocupar um espaço grande, mas a conversão de documentos de papel para o formato eletrônico pode ajudar a salvar a empresa em questão de alugar mais escritórios e de ter que procurar soluções de armazenamento, que oneram ainda mais a já sobrecarregada operação das empresas.
Gestão da Qualidade
Fácil Acesso
Outro aspecto que esse processo beneficia, são os usuários desses dados ou documentos, que economizam o tempo de ir aos lugares onde os documentos em papel estão armazenados. Se estiverem convertidos em formato eletrônico, eles podem ser acessados através de um sistema convencional de rede, precisando apenas de um sistema de gerenciamento dessas informações de um computador para outro. Além disso, esse processo permite o acesso de mais de uma pessoa de cada vez aos dados arquivados.
Prevenção de Registros Perdidos
Documentos em papel são vulneráveis aos desastres ou acidentes, o que causaria grande perda se eles acontecessem. A conversão de documentos não permitirá que isso aconteça, pois os documentos eletrônicos podem ser armazenados com segurança. Além disso, podem ser copiados facilmente para evitar a perda.
Recurso
Redução de Custo
Ao converter os dados, as organizações ou empresas não têm necessidade de alugar espaços para alocar a papelada. Adotando esse processo se acabam os custos de impressão e reimpressão.
Conversão de documentos ajuda as empresas a estar à frente de seus concorrentes, pois foram submetidas a uma racionalização dos custos na parte que muitas vezes é a mais onerosa de um escritório: a administração, manuseio e armazenamento de arquivos. Muitas empresas terceirizam suas necessidades de conversão de documentos para uma empresa de offshore. Essas empresas fornecem resultados personalizados, ou seja, de acordo com as necessidades particulares de cada cliente.
