Eu não sei qual provedor de e-mail você está usando, mas existem algumas ótimas opções disponíveis pela internet. Você pode tentar o Gmail, Yahoo! Mail, Windows Live Mail (anteriormente conhecido como Hotmail), o Bol, só para citar alguns dos provedores mais conhecidos e mais famosos. Não vamos falar sobre os benefícios que os provedores podem fazer por você neste artigo, mas como realmente gerir o seu e-mail como um profissional. Se você é um assistente virtual, freelancer ou trabalhador corporativo, provavelmente você está gastando uma ou duas horas por dia com a ordenação de suas mensagens, apagando e respondendo e-mails.
Gerir E-mail de Forma Profissional
A Otimização Começa na Triagem
O que você precisa saber é como lidar melhor com a sua correspondência de entrada e saída, a fim de liberar o seu tempo e cuidar de outras coisas importantes. Não estou dizendo que administrar suas mensagens de e-mail seja menos importante, mas o tempo é um bem muito mais precioso e temos que tirar o máximo proveito dele. Uma das grandes vantagens do e-mail nos dias de hoje é que ele pode ser acessado via celular, com a recente expansão dos smartphones e tablets. E uma vez que a maioria de nós está trabalhando remotamente e não depende de cabos, essa opção é uma obrigação.
Gerir E-mail de Forma Profissional
Gerenciador de E-mail: Outra Obrigação
A segunda coisa que você precisa saber é verificar o seu e-mail direto do Outlook ou outro cliente de e-mail. Este é um software que lhe permite organizar seu e-mail em pastas, configurar regras de filtragem e torna mais fácil lidar com os e-mails recebidos. Gmail e Yahoo!, por exemplo, têm configurações específicas na conta POP3 e você tem que incluir no Outlook ou no seu software de e-mail escolhido, com o objetivo de enviar e receber e-mails. Você pode verificar se o cliente de e-mail e seu provedor tem como oferecer a opção IMAP, que permite que você deixe e-mails no servidor no caso de você querer ter acesso à sua correspondência posterior e não misturar as coisas.
Gerir E-mail de Forma Profissional
Personalizando a Mensagem
A terceira coisa a saber é como criar uma assinatura, que é o conteúdo de apresentação na parte inferior de todos os seus e-mails. Depois de ter escrito, você deve configurar no seu cliente de e-mail. Cada vez que você enviar um e-mail do seu navegador ou dentro do cliente de e-mail, ele vai anexar automaticamente a sua assinatura no final do seu texto, dando um visual profissional à sua mensagem.
Assuntos Que Chamem a Atenção
A última coisa que você deve saber é como criar linhas de assunto que chamem a atenção. Se você está falando com clientes, colegas ou com seu chefe, sua linha de assunto pode fazer a diferença entre ser notado ou jogado no lixo. Sua linha de assunto deve ser altamente segmentada ao conteúdo do corpo.
