O sucesso generalizado que o Microsoft PowerPoint se esconde por trás é um princípio muito simples: uma sequência de folhas paisagem, oferecendo um suporte gráfico razoável para difundir informações de acordo com o discurso do orador.
Dicas para Microsoft PowerPoint
Definindo uma Apresentação
Na maioria dos casos, um slide do PowerPoint que esteja mal feito não é o resultado de pouca perícia ou técnica, mas de poucas habilidades para construir as apresentações. A primeira regra essencial de uma apresentação é a construção de um modelo personalizado. Usar um modelo padrão não dá uma aparência profissional ao trabalho. Os modelos pré definidos podem ser utilizados como pontos de partida, mas devem ser adaptados de acordo com as necessidades individuais da empresa ou da pessoa. O apresentador deve sempre usar gráficos de alta qualidade. O conteúdo de um slide deve ser mantido simples, com bastante espaço livre. Os textos nos slides devem apenas apresentar ideias essenciais, para valorizar o conteúdo do discurso do orador. Quando o público acompanha os slides, o conteúdo deve ser fácil e rápido de ler, mas também claro, para mantê-los cientes do assunto debatido. Não deve haver qualquer parte de um slide que não esteja coberto pela fala do apresentador.
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O Texto de Apoio
Os textos de apoio devem ser outro ponto de foco na construção de uma lâmina de alta qualidade. Os apresentadores são quase o tempo todo os culpados pela inclusão de muita informação em seus gráficos. Os gráficos no formato de pizza devem ser limitados a um máximo de seis fatias. Os gráficos de barras verticais funcionam melhor quando usados para mostrar valores ao longo do tempo, mas não devem exceder mais do que 8 a 10 barras. Ao apresentar gráficos de venda, os gráficos de barras horizontais têm uma aparência mais profissional. As zonas de divisão devem ser feitas usando barras horizontais. Se o apresentador precisa criar uma imagem visual de uma tendência, o gráfico de linhas é a melhor maneira de fazer isso. Se vários valores são implícitos, como dados de vendas regionais ao longo de períodos de tempo, as tabelas serão muito bem-vindas.
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Elementos Visuais
Outro erro comum é o abuso de transições e animações. Alguma animação é boa e pode beneficiar a apresentação, mas exagerar causa perturbação. A estrutura de apresentação é vital. Ela deve abranger três perguntas simples: Por quê? O quê? Como? Mesmo que estas três perguntas estejam solucionadas, o apresentador deve estar sempre preparado também para consultas do público. Estar preparado é uma obrigação e é útil para manter o público informado e sem dúvidas sobre o que está sendo apresentado para eles. Finalmente, uma mensagem de início deve sempre ser impressa com sutileza na mente do público. É a mensagem que começa a apresentação e aquela que irá ficar depois de concluído, o cerne dos slides e a fala do apresentador.
